Pedoman Administrasi Kesekretariatan IPM 2023

Pasal 1

Pengertian

Beberapa hal yang penting untuk didefinisikan pada pedoman ini antara lain:

1. Kesekretariatan adalah kegiatan atau aktivitas organisasi yang berkaitan dengan surat menyurat, pengadaan dan pengelolaan barang -barang organisasi/kantor termasuk kearsipan.

2. Surat umum adalah surat yang dapat dikeluarkan oleh Pimpinan, kelompok kerja (panitia) dan lembaga dan memiliki bentuk surat secara umum.

3. Surat khusus adalah surat yang hanya boleh dikeluarkan oleh pimpinan dan memiliki bentuk tersendiri dengan tidak ada pencantuman lampiran dan hal di bagian kiri surat, malainkan pecantuman jenis dan nomor surat di bagian tengah.

4. Surat Kepanitiaan adalah surat yang dikeluarkan oleh panitia yang telah disahkan oleh pimpinan melalui surat keputusan.

5. Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data- data.

6. Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan IPM. Termasuk dalam hal ini adalah pendataan anggota, registrasi dan kepemilikan Kartu Tanda Anggota (KTA).

Pasal 2

Tujuan

Tujuan Pedoman ini adalah untuk memberikan petunjuk demi kesamaan dan keseragaman pengelolaan administrasi kesekretariatan IPM dalam rangka menuju tertib organisasi.

Pasal 3

Platform Kesekretariatan

Berikut merupakan ketentuan platform kesekretariatan:

1. My IPM adalah platform kesekretariatan resmi untuk upaya digitalisasi administrasi.

2. Legalitas My IPM ditetapkan melalui surat resmi PP IPM.

3. Seluruh keperluan administrasi IPM akan terpusat melalui My IPM.

4. Jika selama kebutuhan administrasi belum diwadahi My IPM, maka dialihkan kepada metode manual tanpa membuat platform lain.

Pasal 3

Jenis Surat

1. Surat IPM terdiri dari surat umum dan surat khusus.

2. Surat Umum terdiri dari surat pimpinan, surat kelompok kerja, surat kepanitiaan dan surat lembaga.

3. Surat khusus terdiri dari Surat Keputusan, Surat Intruksi , Surat Mandat atau tugas, Surat Keterangan, Surat Mutasi, dan Surat Rekomendasi.

Pasal 4

Kode Kepentingan Surat

Kode kepentingan surat adalah sebagai berikut:

1. A: urusan Organisasi.

2. Urusan organisasi yang dimaksud angka 1 pasal ini meliputi : permusyawaratan, acara/kegiatan, laporan aktivitas, perlengkapan, serta hal lain yang berkaitan dengan urusan keorganisasian atau pimpinan.

3. B: Urusan Personalia atau perseorangan.

4. Urusan personalia atau perseorangan yang di maksud angka 3 pasal ini melipu ti : pendaftaran, skorsing, keterangan individu, mutasi, pemberhentian, pengesahan anggota, pengesahan pimpinan, pemberian mandat, penghargaan, piagam penghargaan, serta hal lain yang berkaitan dengan urusan personalia atau perseorangan

5. C: urusan keuangan.

6. Urusan keuangan yang di maksud angka 5 pasal ini meliputi: sumbangan, iuran, infaq anggota/pimpinan, uang pangkal, permohonan dana, utang/tagihan piutang, rekening bank/ giro pos, tabungan/simpanan, kerjasama dalam bidang keuangan dengan pihak luar, lapor an keuangan, dan hal lain yang berkaitan dengan keuangan.

Pasal 5

Kode Tujuan Surat

Kode tujuan surat adalah sebagai berikut:

1. Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya adalah dari pihak Intern IPM dan Persyarikatan.

2. Ditujukan kepada individu atau institusi di luar IPM dan Persyarikatan.

Pasal 6

Kode Indeks Pimpinan

Keterangan kode indeks pimpinan terdapat di akun My IPM masing-masing pimpinan.

Pasal 7

Kode Surat Khusus

Kode surat khusus adalah sebagai berikut:

1. Surat Keputusan : KEP.

2. Surat Instruksi : INS.

3. Surat Mandat : MAN.

4. Surat Keterangan : KET.

5. Surat Mutasi : MUT.

6. Surat Rekomendasi : REK.

Pasal 8

Bentuk Surat Umum

Bentuk surat umum terdiri dari:

1. Kop/kepala surat berisi logo, tingkat dan nama Organisasi dengan perincian sebagai berikut :

a. Logo berada rata tengah dengan posisi paling atas.

b. Warna logo sebagaimana terdapat dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.

c. Tulisan tingkat dan nama organisasi rata tengah, menggunakan bahasa Indonesia dengan jenis huruf arial ukuran font 12 dipertebal berada di bawah logo.

d. Warna tulisan tingkat dan nama organisasi adalah Green RGB 102, contoh lihat di lampiran

e. Blok hijau di bagian bawah surat berwarna hijau seperti pasal 8 point 1 d dengan ukuran 1 cm

2. Alamat sekretariat ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor telepon, electronic mail (e-mail) kota kedudukan dan kode pos, website serta media sosial dengan perincian sebagai berikut:

a. Di tulis dengan warna hijau. Seperti Pasal 8 Point 1d

b. Berada di paling bawah kertas surat.

c. Ditulis rata tengah.

3. Kalimat Basmalah ditulis rata tengah. Kalimat Basmalah ditulis dengan huruf Arab berada di bawah kop/kepala surat, dengan font sebagaimana dijelaskan dalam lampiran contoh surat.

4. Nomor surat:

a. Setiap nomor surat berlaku untuk satu perihal (satu pokok surat) dan satu tujuan.

b. Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat kolektif, misalnya: Yth. PW IPM se- Indonesia Yth. PD IPM se- Kalimantan Tengah

5. Lampiran surat:

a. Lampiran merupakan dokumen tambahan yang ditambahkan (dilampirkan) ke dokumen utama. Lampiran dapat ditemukan dalam surat maupun dalam proposal.

b. Lampiran tidak disertai kop surat.

c. Lampiran tidak dicantumkan apabila dalam surat tersebut tidak ada lampiran a tau tidak menyertakan lampiran.

6. Perihal berisi maksud surat, ditulis tebal dan pendek menyebutkan isi surat.

7. Tanggal pembuatan surat terbagi atas dua macam; Hijriah ditempatkan pada bagian atas dan Miladiyah ditempatkan pada bagian bawah. Kota tempat pembuatan surat dicantumkan apabila mempunyai kantor lebih dari satu.

8. Tujuan surat:

a. Ditulis mulai dari pinggir kiri, disesuaikan dengan panjangnya rangkaian kata tujuan surat.

b. Sapaan dalam tujuan adalah “Yang terhormat” atau “Yth.”

c. Penulisan tempat harus dituli skan kota atau provinsi tujuan surat misalnya “di Yogyakarta.”

d. Tujuan surat dituliskan cetak tebal atau bold

9. Salam p embuka surat yaitu Assalamu’alaikum Wr. Wb. (ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri).

10. Isi surat singkat, padat, menunjukkan perihal surat ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus (rata kanan kiri) dan ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow 12 dengan spasi satu.

11. Semboyan IPM “Nuun Walqolami Wamaa Yasthuruun” digunakan pada tiap surat IPM da n ditulis dengan huruf latin.

12. Salam penutup yaitu Wassalamu’alaikum Wr. Wb. (ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri).

13. Penandatangan surat:

a. Penandatangan surat umum terdiri atas; Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum.

b. Jika salah satu dari keduanya berhalangan, maka penandatangan di lakukan oleh Ketua Umum dan Sekretaris atau Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum.

c. Jika Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum sama -sama berhalangan, maka penandatangan dilakukan oleh Ketua dan Sekretaris.

d. Khusus untuk urusan keuangan kecuali permohonan dana, penandatangan dilakukan oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum, jika berhalangan maka pemberlakukannya berdasarkan jabatan hierarki seperti poin b dan c ayat ini.

e. Penulisan “Ketua Umum/Ketua”, ”Sekretaris Umum/ Sekretaris”, “Bendahara” diikuti tanda baca koma.

f. Nama Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/ Sekretaris Umum/Sekretraris atau Bendahara Umum/ Bendahara, ditulis di bagian bawah.

g. Penulisan nama sebagaimana poin f tersebut ditulis tebal tanpa garis bawah diikuti dengan 5 digit atau lebih nomor unik anggota yang ditulis tidak tebal.

h. Penulisan nama sebagaimana poin f tersebut dilarang menggunakan gelar akademik, agama, profesi dan kebangsawanan.

14. Bila surat memerlukan tembusan, penulisan ditempatkan pada bagian bawah kiri.

15. Bila surat memerlukan catatan untuk tambahan dan atau nomor personal untuk konfirmasi surat, penulisan ditempatkan pada bagian paling bawah, jenis huruf dibedakan dengan isi surat.

16. Kertas untuk surat resmi berwarna putih (HVS) ukuran A4 80 gram.

17. Bila panjang surat lebih dari satu lembar maka lembar kedua dan seterusnya merupakan lanjutan surat tanpa disertai kop.

18. Contoh bagan surat umum terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

Pasal 9

Ketentuan Nomor Surat Umum

Berikut ketentuan nomor surat umum:

1. Nomor surat umum terdiri atas:

a. Kode klasifikasi jenis kepentingan surat.

b. Kode klasifikasi tujuan surat.

c. Kode indeks pimpinan wilayah, kecuali surat yang dikeluarkan Pimpinan Pusat.

d. Tingkatan pimpinan yang mengeluarkan surat.

e. Nomor urut surat dalam satuan tahunan.

f. Tahun surat di keluarkan.

2. Penjelasan sebagaimana point satu adalah:

a. Kode klasifikasi jenis kepentingan surat berisi huruf dari A sampai C.

b. Kode klasifikasi tujuan berisi angka 1 dan 2.

c. Kode indeks pimpinan yang mengeluarkan surat berisi angka romawi. Apabila lembaga di pimpinan wilayah yang mengeluarkan surat, maka hanya mencantumkan kode indeks wilayah saja; apabila lembaga di pimpinan daerah/cabang/ranting yang me ngeluarkan surat, maka harus mencantumkan kode indeks wilayah dan daerah.

d. Tingkatan pimpinan berisi singkatan pimpinan IPM.

e. Nomor urut berisi angka yang berurutan dar i satu surat ke surat yang lain dalam satu tahun. Periodesasi nomor surat maksimal satu tahun dari surat pertama dikeluarkan oleh pimpinan baru. Jika periodesasi berakhir maka nomor surat kembali ke angka 1.

f. Tahun surat berisi angka tahun yang menunjukkan tahun miladiyah surat di buat.

3. Nomor surat terdiri dari tiga digit, apabila jumlah surat melebihi tiga digit maka diperbolehkan untuk menambah digit surat.

4. Contoh kode surat umum terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

Pasal 10

Bentuk Surat Khusus

Bentuk surat khusus terdiri dari:

1. Kop/kepala surat sama formatnya sebagaimana pasal 8 poin 1 di atas.

2. Alamat surat sama formatnya sebagaiman a pasal 8 poin 2 di atas.

3. Judul Surat (Surat Keputusan, Instruksi, Surat Mandat dan Surat Keterangan/Syahadah/Penghargaan) ditulis di tengah dengan huruf kapital ditebalkan dan bergaris bawah.

4. Kode surat dan nomor dicantumkan dibawah judul surat.

5. Untuk Surat Keputusan dan Instruksi, dicantumkan inti atau tema surat tersebut dengan mencantumkan kata “tentang”. Sekaligus menjelaskan maksud surat.

6. Isi surat, ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus (rata kanan kiri) dan ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow 12, spasi satu.

7. Tidak mencantumkan jumlah satuan lampiran dalam surat.

8. Tidak mencantumkan salam pembuka dan penutup.

9. Tanggal surat diletakka n di bagian akhir isi surat, sebelah kanan, diatas tanda tangan pejabat berwenang. Dengan mencantumkan tempat dan waktu ditetapkannya surat tersebut.

10. Penandatangan surat :

a. Surat Keputusan dan Keterangan penandatangan surat wajib terdiri dari Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal/ Sekretaris Umum.

b. Surat Mandat dan Instruksi penandatangan sesuai hierarki pasal 8 poin 13 huruf b dan c.

c. Khusus Surat Keterangan yang bersifat syahadah pelatihan maka penandatangannya terdiri dari Ketua Umum/Ketua yang membidangi disebelah kiri dan Master of Training di sebelah kanannya.

11. Bila panjang surat lebih dari satu lembar maka lembar kedua merupakan lanjutan surat tanpa disertai kop.

12. Contoh bentuk surat khusus ter dapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

Pasal 11

Ketentuan Nomor Surat Khusus

Berikut ketentuan nomor surat khusus:

1. Nomor surat khusus terdiri dari:

a. Nomor urut surat masing -masing jenis surat khusus.

b. Kode jenis surat khusus.

c. Kode klasifikasi jenis kepentingan surat.

d. Kode klasifikasi tujuan surat.

e. Kode indeks pimpinan wilayah, kecuali surat yang dikeluarkan Pimpinan Pusat.

f. Tingkatan pimpinan.

g. Nomor urut surat keluar dalam setahun (gabungan surat umum dan khusus) . Ketentuan sesuai dengan pasal 9 poin 2.e.

h. Tahun dikeluarkan surat.

2. Contoh kode surat khusus terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

Pasal 12

Bentuk Surat Kepanitian

Bentuk surat panitia terdiri dari :

1. Kop/kepala surat berisi logo, tingkat dan nama kepanitiaan dengan perincian sebagai berikut :

a. Logo panitia harus bernuansa/mencirikan IPM.

b. Tulisan jenis kepanitiaan dan tingkat organisasi.

c. Desain dan penempatan logo serta penulisan jenis kepan itiaan dan tingkat organisasi menyesuaikan kreativitas masin g-masing kepanitian.

2. Alamat sekretariat ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor telepon, electronic mail (e -mail), kota kedudukan dan kode pos.

3. Tidak ada aturan baku mengenai tata letak Kop dan alamat sekretariat seperti dalam surat umum, diserahkan kepada kreatifitas panitia pelaksana.

4. Kalimat Basmallah ditulis rata tengah. Kalimat Basmalah ditulis dengan huruf Arab berada di bawah kop/kepala surat. Font tulisan diserahkan kepada kreatifitas kepanitiaan.

5. Nomor surat:

a. Setiap nomor surat berlaku untuk satu perihal (satu pokok surat) dan satu tujuan.

b. Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat kolektif, Misalnya: Yth. Seluruh Pengisi Acara Yth. OKP tingkat Provinsi se-DI. Yogyakarta

6. Penandatangan surat :

a. Penandatangan surat panitia terdiri atas; Ketua dan sekretaris panitia.

b. Turut mengetahui Ketua Umum dibawah ketua dan sekretaris panitia.

c. Penulisan “Ketua Umum/Ketua Panitia”, ”Sekretaris” (diikuti tanda baca koma).

d. apablia ketua atau sekretaris panitia berhalangan (salah satunya), dapat diatasnamakan (a.n.) oleh anggota panitia dengan izin yang bersangkutan.

e. Penulisan nama ketua dan sekretaris panitia serta ketua umum ditulis tebal tanpa garis bawah diikuti dengan 5 digit atau lebih nomor unik anggota ditulis tidak tebal.

f. Penulisan nama sebagaimana poin d tersebut dilarang menggunakan gelar akademik, agama, profesi dan kebangsawanan.

g. Hal lain tentang bentuk surat kepanitiaan menyesuaikan bagan surat umum sebagaimana pasal 8.

7. Contoh bentuk surat panitia terd apat dalam lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

Pasal 13

Ketentuan Nomor Surat Kepanitiaan

Berikut ketentuan nomor surat kepanitiaan:

1. Nomor surat panitia terdiri atas kode klasifikasi jenis kepentingan surat, kode klasifikasi tujuan surat, kode indeks pimpinan yang mengeluarkan surat, tin gkat pimpinan yang mengeluarkan surat, jenis kepantiaan, nomor urut surat dalam satuan kepanitiaan dan tahun surat di keluarkan.

2. Apabila panitia di pimpinan wilayah yang mengeluarkan surat, mak a hanya mencantumkan kode indeks wilayah saja; kecuali panitia di pimpinan pusat.

3. Kode klasifikasi jenis kepentingan, kode klasifikasi tujuan, kode indeks wilayah, dan tingkat pimpinan, menyesuaikan aturan dalam surat umum.

4. Jenis kepanitiaan berisi singkatan kepanitiaan.

5. Nomor surat terdiri dari tiga digit, apabila jumlah surat melebihi tiga digit maka diperbolehkan untuk menambah digit surat.

6. Contoh kode surat panitia terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

Pasal 14

Bentuk Surat Lembaga

Bentuk surat panitia terdiri dari:

1. Kop/kepala surat berisi logo, tingkat dan nama kepanitiaan dengan perincian sebagai berikut:

a. Logo Lembaga dan Logo IPM.

b. Nama Lembaga dan tingkat organisasi.

c. Desain dan penempatan logo serta penulisan Lembaga diatur oleh lembaga

2. Alamat sekretariat ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor telepon, electronic mail (e -mail), kota kedudukan, kode pos website, dan media sosial.

3. Tidak ada aturan baku mengenai tata le tak Kop dan alamat sekretariat seperti dalam surat umum, diserahkan kepada Lembaga.

4. Kalimat Basmallah ditulis rata tengah. Kalimat Basmalah ditulis dengan huruf Arab berada di bawah kop/kepala surat. Font tulisan Arial Narrow 12.

5. Nomor surat:

a. Setiap nomor surat berlaku untuk satu perihal (satu pokok surat) dan satu tujuan.

b. Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat kolektif, Misalnya: Yth. Seluruh Pengisi Acara Yth. OKP tingkat Provinsi se-DI. Yogyakarta

6. Penandatangan surat :

a. Penandatangan surat lembaga terdiri atas; Ketua dan sekretaris Lembaga.

b. Turut mengetahui Ketua Umum dibawah ketua dan sekretaris Lembaga.

c. Penulisan “Ketua Umum/Ketua Lembaga”, ”Sekretaris” (diikuti tanda baca koma).

d. Apablia ketua atau sekretaris lembaga berhalangan (salah satunya), dapat diatasnamakan (a.n.) oleh anggota lembaga dengan izin yang bersangkutan.

e. Penulisan nama ketua dan sekretaris Lembaga serta ketua umum ditulis tebal tanpa garis bawah diikuti dengan 5 digit atau lebih nomor unik anggota ditulis tidak tebal.

f. Penulisan nama sebagaimana poin d tersebut dilarang menggunakan gelar akademik, agama, profesi dan kebangsawanan.

7. Hal lain tentang bentuk surat lembaga menyesuaikan bentuk surat umum sebagaimana pasal 8.

8. Contoh bentuk surat lembaga terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

Pasal 15

Ketentuan Nomor Surat Lembaga

Berikut ketentuan nomor surat lembaga:

1. Nomor surat lembaga terdiri atas kode klasifikasi jenis kepentingan surat, kode klasifikasi tujuan surat, kode indeks p impinan yang mengeluarkan surat, tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat, singkatan nama lembaga, nomor urut surat dalam satuan lembaga, dan tahun surat di keluarkan.

2. Apabila lembaga di pimpinan wilayah yang mengeluarkan surat, maka hanya mencantumkan kode indeks wilayah saja; kecuali lembaga di pimpinan pusat.

3. Kode klasifikasi jenis kepentingan, kode klasifikasi tujuan, kode indeks wilayah, dan tingkat pimpinan, menyesuaikan aturan dalam surat umum.

4. Contoh kode surat lembaga terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

Pasal 16

Legalitas Surat

Legalitas surat ditentukan sebagaimana berikut:

1. Surat IPM dianggap sah dan legal apabila dibubuhi dengan stempel instansi pembuat surat dan disertai kode unik (QR Code) yang terhubung dengan platform My IPM.

2. Kode unik (QR Code) menunjukkan keterangan pimpinan pembuat surat sebagai bentuk keaslian dan validasi surat.

3. Stempel pada surat umum dan khusus IPM diletakkan pada sekre taris jenderal/umum/sekretaris/bendahara umum/ bendahara.

4. Stempel pada syahadah pelatihan diletakkan pada ketua umum/ketua yang membidangi.

5. Stempel pada surat panitia dan lembaga terdiri dari stempel panitia dan stempel pimpinan ; stempel panitia dan lembag a diletakkan pada sekretaris panitia/lembaga, dan stempel pimpinan diletakkan pada ketua umum.

6. Pembuatan kode unik (QR Code) dilakukan di platform My IPM.

7. Posisi Kode unik (QR Code) disesuaikan oleh templat dari Platform My IPM.

Pasal 17

Keabsahan Surat

Berikut ketentuan keabsahan surat:

1. Surat Umum diangg ap sah jika memenuhi kondisi sebagai berikut:

a. Kop/kepala surat asli, tandatangan asli dan stempel asli (surat cetak).

b. Kop/kepala surat fotocopy, tandatangan asli dan stempel asli (surat cetak).

c. Kop/kepala surat asli, tandatangan fotocopy dan setempel asli (surat cetak).

d. Kop/kepala surat foto copy, tandatangan fotocopy dan setempel asli/scan (surat cetak).

e. Kop/kepala surat asli, tandatangan scan, dan stempel scan (surat digital).

f. Kode unik (QR Code) asli dan bisa terdeteksi lewat Platform My IPM.

2. Surat Khusus dianggap sah jika memenuhi kondisi sebagai berikut:

a. Kop/kepala surat asli, tandatangan asli, dan stempel asli (surat cetak).

b. Kop/kepala surat asli, tandatangan fotocopy, dan stempel asli/scan (surat cetak).

c. Kop/kepala surat asli, tandatangan scan dan stempel scan (surat digital).

d. Kode unik (QR Code) asli dan bisa terdeteksi lewat Platform My IPM.

3. Poin c, d dan e pada ayat 1 dan poin b dan c pada ayat 2 hanya bisa dilakukan ketika mendapat persetujuan Ketua Umum setempat.

Pasal 18

Disposisi Surat

Alur disposisi surat dijelaskan sebagaimana berikut:

1. Untuk melengkapi validasi surat, diperlukan alur proses validasi melalui disposisi sesuai dengan pimpinan pembuat surat.

2. Disposisi untuk surat pimpinan memiliki alur :

a. Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum membuat surat, lalu dilaporkan ke Ketua Umum

b. Ketua Umum melakukan konfirmasi surat yang dibuat

c. Setelah Ketua Umum mengkonfirmasi, maka surat otomatis terbuat

3. Disposisi untuk surat panitia memiliki alur:

a. Sekretaris Panitia membuat surat, lalu dilaporkan ke Sekretaris Umum

b. Sekretaris Umum melakukan konfirmasi surat yang dibuat, lalu akan diteruskan ke Ketua Umum

c. Setelah Ketua Umum mengkonfirmasi, maka surat otomatis terbuat

4. Alur disposisi ini berlaku untuk p embuatan surat melalui Platform My IPM

Pasal 19

Distribusi Surat

Distribusi surat dijelaskan sebagaimana berikut:

1. Untuk efisiensi waktu, surat dapat disampaikan melalui Internet dengan elektronik mail (e -mail) dan atau media sosial kepada personal yang bersangkutan.

2. Untuk pemberitahuan awal, surat juga bisa dikirimkan melalui SMS, telepon, jejaring media sosial dan media lainnya.

3. Surat mandat wajib dibawa ketika kehadiran satu struktur ke struktur lainnya untuk urusan organisasi.

Pasal 20

Kantor

Hal-hal penting terkait kantor dijelaskan sebagaimana berikut:

1. Untuk memperlancar gerakan maka masing-masing struktur Pimpinan (PR s.d PP) wajib memiliki sekretariat/kantor.

2. Kantor merupakan pusat kegiatan dan administrasi IPM di masing-masing struktur.

3. Untuk melakukan aktvitas-aktvitas kantor diperlukan peralatan dan perlengkapan kantor dan buku administrasi.

4. Buku-buku administrasi tersebut dinamakan administrasi perbekalan

5. Peralatan dan perlengkapan kantor wajib dirawat dan diinventarisir.

Pasal 21

Buku Administrasi

Buku administrasi terdiri dari:

1. Buku tamu yang berfungsi untuk mengisi daftar tamu masuk, kritik, dan saran.

2. Buku Agenda Surat yang berfungsi untuk mencatat surat masuk dan keluar.

3. Buku Notula Rapat yang berfungsi untuk mencatat hasil-hasil rapat.

4. Buku Presensi Rapat yang berfungsi memuat dafar hadir Pimpinan dalam setiap rapat.

5. Buku Inventaris yang berfungsi untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik organisasi/inventaris.

6. Buku Data Base yang berfungsi utuk memuat data yang diperlukan organisasi sepert;

a. Data pribadi personal pimpinan

b. Data Wilayah/Daerah/Cabang/Rantng

c. Data jumlah anggota masing-masing

d. Data potensi Wilayah/Daerah/Cabang/Rantng

e. Lain-lain yang diperlukan

7. Buku Catata n Kegiatan yang berfungsi untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.

Pasal 22

Ketentuan Buku Administrasi

Buku Administrasi sesuai Pasal 21 dapat diwujudkan dalam bentuk fisik atau digital.

Pasal 23

Fasilitas Kantor

Berikut penjelasan terkait fasilitas kantor:

1. Untuk melakukan aktvitas-aktvitas kantor diperlukan alat-alat perkantoran.

2. Adapun peralatan kantor yang pokok adalah; Pc (personal computer) dan Printer.

3. Adapun alat penunjang adalah pesawat telepon, faksimile, scanner, modem, camera teleconference, CCTV, dan fasilitas lain yang diperlukan.

Pasal 24

Nomor Baku Anggota (NBA)

Ketentuan NBA dijelaskan sebagaimana berikut:

1. Nomor Baku Anggota terdiri dari kode wilayah, kode daerah dan kode unik anggota yang dipisah oleh titik.

2. Kode unik anggota terdiri dari 5 digit nomor unit yang dapat ditambah jumlah digitmya sesuai kebutuhan.

3. Penulisan NBA di dalam surat hanya terdiri dari kode unik anggota.

4. Penulisan NBA di dalam KTA ditulis secara lengkap dengan kode wil ayah, kode daerah dan kode unik anggota.

Pasal 25

Kartu Tanda Anggota (KTA)

Ketentuan KTA dijelaskan sebagaimana berikut:

1. Kartu Tanda Anggota berfungsi sebagai tanda bukti bahwa seseorang secara resmi telah menjadi anggota IPM.

2. Nomor Baku Anggota dan e-KTA hanya dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat.

3. Permohonan nomor baku anggota IPM kepada PP IPM bisa dilakukan oleh Pimpinan IPM di setiap jenjang tingkatan.

4. Teknis pembuatan Kartu Tanda Anggota fisik bisa dilakukan oleh setiap Pimpinan IPM sesuai dengan ketentuan yang diatur Pimpinan Pusat IPM.

5. Biaya administrasi permo honan nomor anggota adalah Rp. 10.000,-/nomor.

6. Biaya administrasi pembuatan KTA fisik menyesuaikan harga dari Pimpinan IPM yang mencetak.

7. Seluruh proses pembuatan KTA dilakukan melalui Platform My IPM.

Pasal 26

Prosedur Pembuatan KTA

Ketentuan pembuatan KTA oleh calon anggota dijelaskan sebagaimana berikut:

1. Anggota IPM dapat men gajukan permohonan KTA kepada Pimpinan IPM setempat.

2. Adapun teknis permohonan adalah sebagai berikut:

a. Anggota IPM secara individu atau kolektif membuat akun My IPM serta mengisi biodata diri dan foto resmi secara lengkap dan benar.

b. Syarat foto resmi berwarna menghadap depan (putri wajib berjilbab) dengan ukuran 3 X 4 cm (dengan rotasi portrait).

c. Anggota IPM mengisi blanko melalui platform My IPM.

d. Membayar biaya administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

e. Konfirmasi pengisian blangko dan pembayaran ke Pimpinan IPM setempat.

Pasal 27

Prosedur Permohonan KTA

Prosedur permohonan KTA oleh Pimpinan IPM dijelaskan sebagaimana berikut:

1. Pimpinan IPM mengajukan permohonan KTA dengan pembelian kuota Nomor Baku Anggota ( NBA) sebanyak yang dibutuhkan melalui platform My IPM, dengan kewajiban:

a. Melakukan pengumpulan blangko KTA dari anggota IPM dengan cara membuat akun My IPM dan melengkapi biodata diri yang menjadi blangko KTA.

b. Membayar kas KTA sebesar Rp. 10 .000,00 /nomor.

2. Nomor KTA akan diberikan beserta e-KTA di My IPM jika kewajiban diatas telah dipenuhi oleh PW sebagai pembuat teknis KTA.

3. Standar bentuk, jenis dan forma t KTA mengikut aturan yang ada dan akan dijelaskan dalam bab mengenai atribut IPM.

Pasal 28

Buku Induk Anggota

Buku induk anggota merupakan buku fisik maupun elektronik melalui pendataan My IPM yang berisi data seseorang yang sudah menjadi anggota tetap. Kolom buku tersebut antara lain:

1. Nomor Urut.

2. Nomor Baku Anggota.

3. Nama.

4. Asal daerah (PD. IPM yang bersangkutan).

5. Tempat Tanggal lahir.

6. Pendidikan.

7. Alamat.

8. No. HP atau Telepon9. Keterangan.

Pasal 29

Buku Mutasi

Buku mutasi digunakan khusus untuk mencatat anggota yang pindah dari satu daerah ke daerah yang lain diluar wilayah kepemimpinannya. Kolom yang diperlukan antara lain:

1. Nomor urut.

2. Nama.

3. Tempat Tanggal lahir.

4. Jabatan terakhir (sebelum mutasi).

5. Masa jabatan/keanggotaan (sebelum mutasi).

6. Kota tujuan mutasi.

7. Alamat dan kontak person serta e-mail setelah mutasi.

8. Keterangan

Pasal 30

Mutasi

Perubahan status domisili pimpinan/anggota dari suatu tempat ke tempat yang lain disebut mutasi domisili dan hanya dapat dilakukan pada tingkatan yang setara, misalnya dari Pimpinan Daerah ke Pimpinan Daerah.

Pasal 31

Prosedur Mutasi

Prosedur mutase dijelaskan sebagai berikut:

1. Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan Rantng/Cabang/ Daerah atau Wilayah asal mutasi.

2. Pimpinan Ranting/Cabang/Daerah atau Wilayah asal mutasi memberikan surat keterangan mutasi kepada yang bersangkutan dengan tembusan kepada Pimpinan IPM tujuan mutasi dan di atasnya.

3. Selanjutnya yang bersangkutan melaporkan diri kepada pimpinan IPM tujuan mutasi.

Pasal 32

Ketentuan Laporan Organisasi

Ketentuan mengenai Laporan organisasi secara tertulis adalah sebagai berikut:

1. Masing-masing tingkat pimpinan wajib melaporkan kegiatan yang dilaksanakan kepada pimpinan satu tingkatan di atasnya secara berkala setiap kegiatan telah selesai dilaksanakan . Sistemat ika laporan setidaknya ber isi sesuai dengan kondisi faktual kegiatan yang telah dilaksanakan.

2. Adapun ketentuan waktu laporan ke struktur di atasnya adalah:

a. Paling lambat dua bulan setelah kegiatan selesai untuk Pimpinan Ranting.

b. Paling lambat tiga bulan setelah kegiatan selesai untuk Pimpinan Cabang, Daerah dan Wilayah.

3. Masing-masing bidang wajib melaporkan kegiatan bidang secara tertulis dalam rapat pleno pimpinan.

4. Masing-masing t ingkat kepemimpinan membuat laporan pertanggungjawaban untuk disampaikan dalam forum permusyawaratan tert inggi di setiap tingkatan. Laporan tersebut setidaknya terdiri atas:

a. Pendahuluan.

b. Keputusan permusyawaratan terdahulu.

c. Konsep dasar Program.

d. Pelaksanaan program.

e. Pengalaman terbaik pelaksanaan program.

f. Saran atau rekomendasi dan penutup.

Pasal 33

Jenis Atribut

Atribut Ikatan Pelajar Muha mmadiyah adalah sebagai berikut:

1. Lambang organisasi Ikatan Pelajar Muhammadiyah.

2. Stempel/cap organisasi.

3. Papan nama organisasi.

4. Kartu tanda anggota.

5. Bendera.

6. Emblem.

7. Badge.

8. Jas.

Pasal 34

Lambang

Lambang organisasi Ikatan Pelajar Muhammadiyah memiliki ciri:

1. Bentuk segi lima perisai, runcing dibawah merupakan deformasi bentuk pena.

2. Ukuran satu berbanding dua.

3. Warna kuning berart keagungan dan ketuhanan; puth berart kesucian; merah berart keberanian.

4. Isi: ada lima jalur penurun. Tiga besar dan dua jalur kecil, jalur tengah, runcing di bawah berwarna kuning; lebar seperempat lebar perisai lambang dan diapit dua jalur kecil berwarna merah dengan lebar seperduapuluh (1/20) lebar perisai, dan dua jalur besar berwarna merah dengan lebar ¼ lebar perisai.

5. Gambar matahari bersinar (berjumlah 12 sinar) yang terletak ditengah (sedikit agak keatas) perisai, merupakan lambang Muhammadiyah. Gambar matahari yang berwarna kuning yang menunjukan bahwa IPM adalah keluarga Muhammadiyah. Di tengah bulatan matahari terd apat gambar buku berart pengetahuan. Atau bisa juga berart Al-Qur’an yang suci (puth). Warna hijau menunjukan agar ilmu yang didapatkan dapat mempertebal iman. Di bawah bulatan matahari terdapat tulisan ayat Al -quran, surat Al Qalam ayat 1 yang berbunyi “Nuun Walqalami Wa Maa Yasthuruun” (dalam tulisan arab). Artnya: Demi pena dan apa yang dituliskannya.

6. Tulisan Al -Quran tersebut ditulis dengan menggunakan huruf Arab, warna hitam dan merupakan semboyan IPM. Huruf IPM berwarna merah dengan kontur hitam. Mera h berart berani serta aktf menyampaikan dakwah Islam karena IPM mengemban tugas sebagai pelopor, pelangsung dan penyempurna amal usaha Muhammadiyah.

Pasal 35

Stempel

Stempel/Cap IPM mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1. Bentuk: oval, tegak lurus vertkal.

2. Tinta: berwarna biru (Kode warna #2d318c).

3. Ukuran: garis tengah, tnggi (panjang) 4,7 cm dan lebar 3,2 cm.

4. Tulisan: di tengah -tengah lingkaran dalam tertera lambang IPM dan diatasnya terdapat kode wilayah bersangkutan. Lingkaran luar bagian atas tertulis “Ikatan Pelajar Muhammadiyah”. Lingkaran luar bagian bawah tertulis tngkatan organisasi bersangkutan; misalnya, PC Duren Sawit, PD Lubuk Linggau, PW Kalimantan Selatan. Antara tulisan bagian atas (IPM) dengan tulisan bawah (tngkat organisasi) dipisahkan deng an tanda (*) (bintang/asterik).

Pasal 36

Papan Nama

Pimpinan dapat menggunkan papan nama, dengan ketentuan sebagai berikut : 1 Bentuk; empat persegi panjang, dengan perbandingan 4:3. 2 Ukuran maksimum:

a. Tingkat Pusat/Nasional: 200 cm : 150 cm.

b. Tingkat Wilayah/Provinsi: 180 cm : 135 cm.

c. Tingkat Daerah/Kota/Kabupaten: 160 cm : 120 cm.

d. Tingkat Cabang/Kacamatan: 140 cm : 105 cm.

e. Tingkat Ranting/Sekolah/Masjid/Desa/Ponpes./ Komunitas: 120 cm : 90 cm. 3 Isi:

a. Lambang organisasi.

b. Nama organisasi disertai tngkat d an ruang lingkup.

c. Alamat lengkap organisasi.

4. Warna; Warna dasar kuning telur dan tulisan berwarna Hitam.

Pasal 37

Kartu Tanda Anggota (KTA)

Ketentuan mengenai kartu tanda anggota adalah sebagai berikut :

1. Bentuk: empat persegi panjang.

2. Ukuran: panjang 8.5 cm dan lebar 5.5 cm.

3. Warna: dasar kuning muda, dengan tulisan warna hitam.

4. Isi:

a. Tampak depan:

1) Di pojok kiri atas; lambang IPM.

2) Di Sebelah atas; tertera “IKATAN PELAJAR MUHAMAMDIYAH,” dibawahnya tertulis “Jl. KHA. Dahlan No. 103 Yogyakart a” dan di bawah alamat t ertera maksud dan tujuan IPM.

3) Di sebelah bawah kanan ditempel pas foto ukuran 3 x 4 cm.

4) Di sebelah bawah kiri Nama pemegang beserta Nomor Baku Anggota (NBA).

b. Tampak belakang:

1) Data pribadi anggota bersangkutan: nomor baku anggota, nama, tempat dan t anggal lahir, pendidikan dan alamat.

2) Di bawah bagian tengah mencantumkan tanggal dikeluarkannya Kartu.

3) Dibawah tanggal tertulis Pimpinan Pusat Ikatan Pelajar Muhammadiyah, yang pencantuman Ketua Umum dan Sekretris Jenderal beserta nama dan NBA.

4) Di kedua mu ka (depan dan belakang) KTA; ada tulisan Ikatan Pelajar Muhammadiyah secara transparan (bayang-bayang).

Pasal 38

Bendera

Ketentuan mengenai bendera adalah sebagai berikut :

1. Bentuk : empat persegi panjang.

2. Ukuran : 120 cm x 90 cm, Lambang : 30 cm x 55 cm.

3. Warna : warna dasar kuning, tulisan merah dan lambang sesuai dengan ketentuan.

4. Jarak lambang : dari tepi kanan dan kiri : Tengah dari tepi atas : 10 cm.

5. Jarak tulisan : dari tepi kanan dan kiri : 10 cm dari tepi bawah : 10 cm.

6. Isi:

a. Lambang yang terletak di tengah-tengah.

b. Tulisan “IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH” di bawah lambang dengan font Arial.

Pasal 39

Emblem

Ketentuan emblem adalah sebagai berikut:

1. Emblem (lencana) adalah lambang Ikatan Pelajar Muhammadiyah dengan bentuk yang telah disahkan.

2. Adapun ukuran lencana tersebut: garis tengah; tnggi 3,5 cm, lebar 2,5 cm dan dibuat dari besi/logam.

3. Bentuk Emblem, perisai sebagaimana lambang IPM.

Pasal 40

Badge

Ketentuan badge adalah sebagai berikut:

1. Badge adalah lambang Ikatan Pelajar Muhammadiyah yang digunakan untuk seragam sekolah dan jas IPM.

2. Bentuk badge pada seragam sekolah berbentuk empat persegi panjang dan terbuat dari kain. Ukuran kain; tnggi 16 cm dan lebar 9 cm dengan warna dasar puth. Di tengahtengah tertera lambang IPM dengan ukuran tnggi 14 cm dan lebar 7 cm. Warna lambang sesuai dengan petunjuk.

3. Badge pada seragam bisa juga menggunakan lambang IPM yang dibordir dengan bentuk sepert bentuk lambang IPM dan ukuran tnggi 14 cm dan lebar 7 cm.

4. Bentuk badge pada Jas IPM berbentuk lingkaran dengan lambang IPM ditengahnya.

Pasal 41

Jas IPM

Ketentuan mengenai jas IPM adalah sebagai berikut:

1. Jas IPM berlaku untuk seluruh pimpinan IPM.

2. Warna jas: kuning dengan rincian American Drill 1919 (Kode AM 616).

3. Model: berbentuk jas dengan rincian:

a. Kerah: terbuka.

b. Bagian bawah: setengah lingkaran.

c. Bentuk saku: luar dengan tutup di atas.

d. Bentuk belakang: tengah terbelah bawah.

e. Kancing: empat buah.

f. Bentuk Badge: bentuk lingkaran dengan bordir.

g. Setelan bawah: warna hitam.

h. Pemakaian: pada waktu acara resmi.

Pasal 42

Seragam Sekolah

1. Seragam sekolah di sekolah Muhammadiyah harus menggunakan badge IPM di saku sebelah kiri dan identitas sekolah di lengan bagian kanan.

2. Peraturan sebagaimana point satu berlaku selain pada seragam Hizbul Wathan.

Pasal 43

Pengarsipan Surat

Seluruh surat keluar dan surat masuk dicatat berdasarkan klasifikasi jenis surat maupun asal surat.

Pasal 44

Klasifikasi Pengarsipan Surat

Klasifikasi sebagaimana pasal 20 di atas adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan Jenis Surat, yaitu: surat masuk dan keluar disimpan secara terpisah dengan dasar sesuai nomor urut, nomor dikeluarkan atau nomor masuk pada surat yang diterima.

2. Berdasarkan Asal Surat, yaitu: surat yang masuk disimpan berdasarkan asal surat yang diterima menurut klasifikasi lembaga yang mengirimkan. Misalnya dengan klasifikasi sebagai berikut:

a. Intern IPM (Wilayah, Daerah, Cabang, Ranting).

b. Intern Persyarikatan (Muhammadiyah, Majelis, Ortom lain, Lembaga Amal Usaha).

c. Pemerintah dan Militer.

d. Ormas, OKP dan Parpol.

3. Berdasarkan Pokok isi/hal, yaitu surat disimpan menurut isi pokok surat, dengan diklasifikasikan terlebih dahulu berdasarkan isi surat tersebut, sebagaimana ada pada jenis/macam-macam surat.

Pasal 45

Penyusutan

1. Untuk menghemat r uangan atau tempat penyimpanan arsip secara fisik, maka perlu ada penyusutan dokumen (surat, proposal, laporan, tanfidz, MoU, Berita Acara, Buku Induk, dll.) yang sudah tidak diperlukan lagi.

2. Penyusutan dokumen dilakukan terhadap:

a. Dokumen yang telah berusia 1 tahun lebih.

b. Dokumen yang sudah tidak berguna atau digunakan lagi (non aktif).

3. Cara Penyusutan dilakukan dengan cara penjilidan menjadi arsip secara fisik atau proses digitalisasi menjadi arsip digital dan disimpan di dalam penyimpanan yang terja min keamanan dan keberlanjutan data.

Pasal 46

Ketentuan Tambahan

Ketentuan tentang pelestarian dokumen, atribut dan iventaris organisasi diuraikan sebagai berikut:

1. Dokumen penting seperti tanfidz, berita acara, pedoman atau panduan yang dianggap penting dan bernilai sejara wajib diarsipkan dengan baik secara fisik.

2. Atribut organisasi yang bernilai sejarah wajib disimpan dan dirawat secara fisik.

3. Dokumen dan atribut organisasi yang dianggap penting seperti poin 1 dan 2 di atas dapat dititipkan ke pihak ke -3 seperti museum dengan jaminan kelestarian arsip/barang.

4. Sebagaimana pasal 20 poin 5, peralatan dan perlengkapan kantor diinventarisir dengan cara pendataan dan penempelan label data kepemilikan.